Должностные обязанности:
Осуществляет организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности учреждения.
- Обеспечивает составление и оформление управленческой документации (составляет распорядительные (приказы, распоряжения) и информационно-справочные документы (служебные письма, справки, докладные и служебные записки), печатает и размножает служебные документы и других материалы, контролирует согласование, подписание, утверждение документов, организует оперативное хранение документов). Принимает поступающую на рассмотрение руководителя документацию, передает ее в соответствии с принятым решением в отделы или конкретным исполнителям. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
- Организует деловые контакты и протокольные мероприятия директора (обеспечивает подготовку, проведение и обслуживание конферентных мероприятий, заседаний и совещаний, проводимых руководителем, его деловых переговоров и встреч, организует личный приём посетителей директором, ведет и оформляет необходимые протоколы).
- Осуществляет контроль исполнения поручений директора (обеспечивает документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников учреждения распоряжений руководителя, контролирует за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков в выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль).
- Информационно-аналитическая поддержка деятельности директора (организовывает информационное взаимодействие руководителя с отделами и должностными лицами, органами государственной власти и управления, общественными и другими организациями. готовит информационно-аналитические материалы по запросу руководителя).
- Оказывает помощь руководителю в планировании рабочего времени (согласовывает с руководителем временные планы, время деловых переговоров, встреч и т.д., информирует руководителя о регламенте намеченных мероприятий, предупреждает о приближении времени их проведения).
- Организует телефонные переговоры (ведет базы телефоны контактов, подготовку материалов для телефонных переговоров, отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, готовит материалы для проведения телефонных переговоров и видеоконференций директора.
- Осуществляет организацию и поддержание рабочего пространства приемной и кабинета руководителя (обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе).
- Выполняет отдельные служебные поручения руководства.
Требования:
Высшее образование (желательно по направлению документоведение)
Знание делового стиля/этикета. Знание правил организации приёма посетителей Грамотный Русский язык (устный/письменный). Владение оргтехникой, Уверенный пользователь ПК: Microsoft PowerPoint, Word, Excel.
Базовые навыки: редактуры и корректуры текста, работы в СЭД, общения с посетителями, порядка работы с документами, знание схемы документооборота.
Условия:
Работа в соответствии с ТК РФ, молодой дружный коллектив, уверенный пользователь ПК, умение работать с оргтехникой, знание документооборота и делопроизводства, опыт ведения переговоров, грамотность, тактичность, неконфликтность, стрессоустойчивость
